Hoy en día las empresas necesitan garantizar a sus clientes una comunicación rápida, eficiente y flexible. La gestión optimizada de esas llamadas es fundamental tanto para la atención al cliente como para organizarse correctamente a nivel interno.
En un mercado cada vez más especializado, donde además impera la transformación digital, reforzar este punto es imprescindible para ser competitivo. ¿Por qué? Pues porque una centralita te va a ofrecer no sólo una gestión centralizada de todas tus llamadas, sino que además te va a dar una serie de valores añadidos que te diferenciarán con respecto a tu competencia. Por ejemplo: grabación de llamadas, locuciones personalizadas, Voice2Mail, estadísticas de llamadas entrantes y salientes… y muchísimas más funcionalidades.
Entonces, ¿qué es eso de Centralita Virtual?
La acepción más común que vas a encontrar en otras fuentes es la siguiente:
Una centralita virtual telefónica es un sistema avanzado de Telefonía IP (VoIP) que te permite gestionar tus llamadas de forma presencial gracias a una serie de servicios que utilizan las redes de datos para la comunicación por voz.
Para que nos entendamos, una centralita virtual es una centralita telefónica que va a gestionar y automatizar tu sistema de comunicaciones a través de la Voz IP (Voz sobre Protocolo de Internet), es decir, va a capturar tu audio o llamada y lo va a traducir a datos para que de esta manera tu mensaje viaje a su interlocutor a través de Internet.
La diferencia con una Centralita Telefónica IP es que, al ser virtual, va a estar alojada en la nube. Por esta razón ya no vas a necesitar instalar en tu oficina ningún circuito ni las típicas cajas con cableado. Tu centralita estará en la nube. Encontrarás por ahí términos como PBX Virtual, PBX en la nube… pero todos estos nombres se refieren a lo mismo: una centralita virtual.
¿Qué necesito para instalar una Centralita Virtual?
Si eres propietario de un negocio o vas a serlo esto es lo que necesitas para tener tu centralita virtual:
- Terminales IP: Tendremos que adquirir un teléfono que soporte Voz IP. Dentro de esta familia tecnológica encontrarás diferentes tipos: teléfonos de sobremesa, teléfono inalámbrico (también llamado DECT), o bien un software instalado en tu PC o SmartPhone. Esta última opción también es muy útil sobre todo si tienes tu puesto de trabajo en una oficina y necesitas trabajar también en remoto (pero no tienes teléfono IP en casa), ya que puedes utilizar este teléfono virtual utilizando tu línea telefónica.
- Línea de datos (a poder ser Fibra Óptica): Este será el medio de conexión entre tu sistema de centralita virtual y tu terminal IP. De hecho, tienes a tu disposición un pack de Centralita Virtual IP4Business con Fibra Óptica profesional, ideal para empresas. Tienes toda la información sobre esta modalidad de centralita + fibra aquí.
- Trunk SIP. Esto es lo que comúnmente hemos denominado siempre línea. En este caso es un servicio que nos facilitará el proveedor de telefonía IP. Será imprescindible para poder realizar las comunicaciones con el resto de la red telefónica, ya que nos conectará geográficamente a la red con nuestra numeración fija y podremos recibir llamadas y emitirlas con la misma identificación.
En resumen, el servicio de centralita telefónica virtual se alojará en los servidores del proveedor IP. Este se encargará de su mantenimiento, actualización y correcto funcionamiento. Por tanto, la implantación de una centralita virtual no requiere la compra de ningún equipamiento (salvo adquisición de terminales) ni tampoco el alta de líneas.
Esta tecnología permite crear un sistema virtual telefónico adaptado a las necesidades de cada negocio en un corto espacio de tiempo, ofreciendo la posibilidad de disponer de puestos telefónicos en cualquier parte del mundo. Cada vez son más las pequeñas, medianas y grandes empresas que están migrando sus comunicaciones y servicios a IP, gracias a la flexibilidad, escalabilidad y usabilidad que estos sistemas aportan.
Funcionalidades de una Centralita Virtual
Cada proveedor de servicios IP ofrece diferentes características y precios por sus servicios de centralita telefónica virtual, no obstante existen una serie de herramientas que son comunes en la mayoría de estas:
- Sistema de voz interactivo (IVR)
- Grabación a demanda o automático de conversaciones
- Generación de saludo automático de voz según horarios
- Datos estadísticos de todas las llamadas con filtrado de datos
Además, las centralitas virtuales ofrecen servicios adicionales, como la videollamada, mensajería corporativa, WhatsApp integrado, Sistema de control de Call y Contact Center, Generador de campañas automatizadas para consultas masivas, integración de telefonía móvil como extensiones, y un largo etcétera.
Un punto y el que puede ser más importante, es la lógica de la centralita. Esto hará que la centralita funcione tal como queremos y por supuesto con total seguridad y ausencia de fallos. En este sentido hay muchos proveedores que ofrecen los sistemas de centralita telefónica virtual a un coste muy bajo, y trasladan al usuario final la programación y gestión de la lógica en la centralita. A no ser que se disponga de un personal cualificado dentro de la empresa para esta tarea, nuestra experiencia es que esta no es la mejor de las ideas, ya que, aunque tendremos un ahorro en cuanto a pago de servicio, lo pagaremos en detrimento de la calidad de atención así como en la seguridad del sistema. Como bien dice el refranero popular “lo barato a la larga sale caro”.
Por todo ello, la centralita virtual se presenta como una estupenda alternativa para todo tipo de empresas ya que facilita una imagen más profesional, con los beneficios de flexibilidad, movilidad y ahorro en el coste de llamadas y garantizando una calidad del servicio que es respaldada por un equipo técnico experto en la materia.
Nuestro equipo estará encantado de asesorarte.
